QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức hội thảo là một trong những hoạt động được nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm. Vậy làm thể nào để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và thành công. Flight Travel JSC xin chia sẻ những quy trình cơ bản khi tổ chức hội thảo.

1. Xác định chủ đề hội thảo

Tùy vào mục tiêu, kinh phí chi cho hội thảo mà bạn lên danh sách mời phù hợp: số lượng khách mời, thành phần người tham dự, dự đoán khách mời quan tâm và có thời gian tham dự. Dự trù một vài ghế trống cho trường hợp phát sinh khách mời.

- Địa điểm và thời gian tổ chức hội thảo

Tùy vào kinh phí, số lượng khách mời và thành phần tham dự mà bạn lựa chọn địa điểm và thời gian phù hợp.

Ngoài ra cần lưu ý về khả năng cung ứng dịch vụ của địa điểm tổ chức: sức chứa tối đa bao nhiêu khách; khả năng hỗ trợ hình ảnh - âm thanh; công nghệ hội thảo từ xa; vị trí địa điểm có thuận lợi cho khách mời đến tham dự; quy định của nơi tổ chức có phù hợp với hoạt động hay không.

Thời gian: nên để dự trù thời gian cho các hoạt động để tránh những trường hợp phát sinh.

Các hoạt động thúc đẩy hội thảo: nhằm thúc đẩy sự nhiệt tình và tích cực của người tham dự thảo luận.

- Dự trù kinh phí tổ chức hội thảo

Tùy vào mục tiêu, số lượng người tham gia, kinh phí từ công ty quy định mà bạn lên một bảng kinh phí các hạng mục khi tổ chức chi tiết. Từ đó xem xét đảm bảo đầy đủ hoặc loại bỏ những khoản chi không cần thiết.

- Thông tin về sự kiện

Tùy vào quy mô và mục tiêu của hội thảo mà bạn cần dùng đến phương tiện truyền thông hay không. Các phương tiện truyền thông hiệu quả: Facebook, Website, Email, báo mạng, điện thoại.

3. Chuẩn bị cho hội thảo

• Chuẩn bị không gian hội thảo, kiểm tra đầy đủ trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng)
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm nếu có (teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón, bút và sổ ghi chép,…)
• Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông nhà báo
• Tạo thiệp mời cho khách hàng (mẫu thiết kế, nội dung, thời gian gửi, thống kê số lượng khách hàng in giấy)
• Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự
• Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông

4. Tổ chức hội thảo

• Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
• Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản

5. Kết thúc chương trình hội thảo

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
• Ghi biên bản của hội thảo

6. Xử lý thông tin hội thảo

• Đánh giá nội dung hội thảo
• Kiến nghị của các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận

7. Đánh giá hiệu quả hội thảo

• Dựa trên số người tham dự và ý kiến của người tham dự
• Kết quả hoạt động của truyền thông